Witaj, świecie!
2025-04-17Case study – Jak pomogliśmy warszawskiej restauracji odzyskać klientów i spokój zespołu?
2025-11-14Case study – wysoka rotacja pracowników w biurze rachunkowym
Zgłosiło się do nas biuro rachunkowe, które borykało się z wysoką rotacją pracowników i miało trudności z zatrudnieniem osób o odpowiednich kompetencjach. Właściciele i kierownik byli zaniepokojeni: pomimo stabilnej liczby klientów i poprawnej jakości świadczonych usług, zespół działał chaotycznie, a procesy wewnętrzne nie zapewniały przewidywalności ani komfortu pracy. Zrozumieliśmy, że kluczowe będzie nie tylko wskazanie problemów, ale przede wszystkim wspólne wypracowanie rozwiązań, które zadziałają w praktyce.
Rozpoczęcie pracy — warsztaty z zespołem
Rozpoczęliśmy od warsztatów, na które zaprosiliśmy cały zespół wraz z kierownikiem. Spotkanie miało charakter otwarty i warsztatowy — zależało nam, aby każdy miał możliwość podzielenia się obserwacjami i odczuciami. Już na początku stało się jasne, że pracownicy są zmęczeni i sfrustrowani: codzienne zadania były przeciążone, obowiązki rozmywały się między ludźmi, a komunikacja wewnętrzna pozostawiała wiele do życzenia.
Pokazanie pracy
Jednym z pierwszych ćwiczeń było spisanie wszystkich zadań i obowiązków wykonywanych w biurze. Poprosiliśmy uczestników, by opisali swoje rutynowe czynności, zadania okresowe oraz sytuacje, które najczęściej powodują problem. To ćwiczenie ujawniło istotny fakt: wiele zadań było dublowanych, niektóre kluczowe czynności nikt nie kontrolował w sposób systemowy, a w codziennej praktyce pracownicy często zakładali, że „ktoś inny to zrobi”. Taka niejasność ról generowała frustrację i niepotrzebne spięcia, a także zwiększała ryzyko błędów i opóźnień.
Wspólne wypracowywanie rozwiązań
W ScrumAll nie ograniczamy się do diagnozy — naszym celem jest współtworzenie praktycznych rozwiązań razem z zespołem. Na warsztatach poprowadziliśmy sesję generowania pomysłów, w której każdy mógł zaproponować usprawnienia. Dzięki temu eksperci z samego biura, znający specyfikę pracy najlepiej, zaproponowali rozwiązania dopasowane do realiów organizacji. Zamiast narzucać gotowe wzorce, ułatwiliśmy proces wyboru i priorytetyzacji pomysłów tak, aby zmiany były realistyczne i możliwe do wdrożenia od razu.
Porządkowanie ról i odpowiedzialności
Pierwsze konkretne działania dotyczyły porządkowania ról i odpowiedzialności. Wspólnie opracowaliśmy prostą tablicę przypisującą zadania do osób — kto odpowiada za obsługę ksiąg określonego klienta, kto nadzoruje deklaracje podatkowe, kto prowadzi koordynację dokumentacji, a kto zajmuje się rekrutacją i onboardingiem nowych pracowników. Dzięki temu zniknęły niepewność i sytuacje, w których kilka osób jednocześnie wykonywało tę samą pracę, podczas gdy inne zadania pozostawały zaniedbane.
Transparencja
Kolejnym krokiem było wprowadzenie harmonogramu zadań widocznego dla wszystkich. Ustaliliśmy jasne terminy przekazywania dokumentów między współpracownikami oraz priorytety na poszczególne dni i tygodnie. Dzięki temu każdy wiedział, kto, co i do kiedy powinien dostarczyć — zmniejszyła się liczba nieporozumień, a praca stała się bardziej przewidywalna. Przejrzystość harmonogramu pozwoliła też pracownikom lepiej planować własny czas i zredukować sytuacje, w których ktoś czekał na materiał od innej osoby, zamiast zająć się innymi zadaniami.
Proces wdrożenia nowych pracowników
Bardzo istotnym obszarem, który zidentyfikowaliśmy podczas spotkań, było wdrożenie nowych pracowników. Okazało się, że osoby dopiero rozpoczynające pracę często czują się zagubione — nie wiedzą dokładnie, czego się od nich oczekuje, jakie są priorytety, ani do kogo zwrócić się po pomoc. Z tego powodu wiele osób od razu traciło pewność siebie, co wpływało na ich motywację i chęć pozostania w firmie.
W odpowiedzi zaprojektowaliśmy plan wdrożeniowy: konkretną checklistę umiejętności i zadań do opanowania po tygodniu, miesiącu oraz kwartale pracy. Każdy etap miał swoje cele, mierzalne oczekiwania i przypisanego opiekuna — bardziej doświadczonego pracownika, który wspierał nową osobę, udzielał informacji zwrotnej i był punktem kontaktowym w trudniejszych sytuacjach. Do planu wdrożeniowego dołączyliśmy listę najczęściej zadawanych pytań i gotowych odpowiedzi, co pozwoliło skrócić czas, w którym nowy pracownik nabierał pewności w kontaktach z klientami i wewnętrznych procedurach.
Nowe narzędzia
Wprowadziliśmy też proste narzędzia ułatwiające codzienną pracę: checklisty dla powtarzalnych zadań, szablony komunikacji, a także krótkie instrukcje do obsługi najważniejszych systemów. Dzięki temu rzadziej dochodziło do błędów wynikających z braku procedur, a nowi pracownicy szybciej osiągali poziom samodzielności.
Komunikacja i pytania o emocje
Ważnym elementem naszej pracy była też rozmowa o emocjach i wzajemnym wsparciu. Uczyliśmy zespół prostych praktyk komunikacyjnych — jak dawać konstruktywną informację zwrotną, jak umawiać krótkie spotkania 1:1 między opiekunem a nową osobą, jak zgłaszać problemy, zanim eskalują. Zmiana kultury komunikacji była równie istotna co porządkowanie zadań; to ona pozwoliła odbudować zaufanie oraz stworzyć atmosferę, w której ludzie chętniej dzielą się wiedzą i wspierają nawzajem.
Regularne długotrwałe wsparcie.
Nasze wsparcie nie skończyło się na jednym warsztacie. Przez kolejne tygodnie towarzyszyliśmy zespołowi we wdrażaniu zmian: monitorowaliśmy, które rozwiązania działają, a które wymagają korekt, pomagaliśmy w udoskonaleniu harmonogramu i dopracowaniu list zadań. Taka ciągła iteracja i bliska współpraca sprawiły, że wprowadzane zmiany zostały trwałe, a zespół poczuł się współodpowiedzialny za poprawę procesów.
Efekty i korzyści
W efekcie tych działań praca stała się bardziej przewidywalna i mniej stresująca. Pracownicy znali swoje obowiązki, wiedzieli, komu zgłaszać potrzeby i kiedy oczekiwać materiałów. Nowe osoby czuły się bezpieczniej i miały jasno wyznaczone cele rozwojowe. Dzięki temu proces wdrożenia skrócił się, a rotacja pracowników zaczęła spadać. Zniknęło też wiele dublowanych zadań, co zwiększyło efektywność zespołu.
Rola ScrumAll
W skrócie: pomogliśmy uporządkować role i zadania, wprowadzić jasny harmonogram oraz skuteczny plan wdrożenia nowych pracowników, a także poprawić komunikację i kulturę wsparcia. Nasza rola polegała na tym, by przeprowadzić zespół przez cały proces — od identyfikacji problemów, przez wypracowanie rozwiązań, aż po ich wdrożenie i dopasowanie w praktyce. Dzięki temu zmiany stały się trwałe, a zespół otrzymał narzędzia i nawyki, które pozwalają mu efektywniej funkcjonować na co dzień.
Zgłosiło się do nas biuro rachunkowe, które borykało się z wysoką rotacją pracowników i miało trudności z zatrudnieniem osób o odpowiednich kompetencjach. Właściciele i kierownik byli zaniepokojeni: pomimo stabilnej liczby klientów i poprawnej jakości świadczonych usług, zespół działał chaotycznie, a procesy wewnętrzne nie zapewniały przewidywalności ani komfortu pracy. Zrozumieliśmy, że kluczowe będzie nie tylko wskazanie problemów, ale przede wszystkim wspólne wypracowanie rozwiązań, które zadziałają w praktyce.
Rozpoczęcie pracy — warsztaty z zespołem
Rozpoczęliśmy od warsztatów, na które zaprosiliśmy cały zespół wraz z kierownikiem. Spotkanie miało charakter otwarty i warsztatowy — zależało nam, aby każdy miał możliwość podzielenia się obserwacjami i odczuciami. Już na początku stało się jasne, że pracownicy są zmęczeni i sfrustrowani: codzienne zadania były przeciążone, obowiązki rozmywały się między ludźmi, a komunikacja wewnętrzna pozostawiała wiele do życzenia.
Pokazanie pracy
Jednym z pierwszych ćwiczeń było spisanie wszystkich zadań i obowiązków wykonywanych w biurze. Poprosiliśmy uczestników, by opisali swoje rutynowe czynności, zadania okresowe oraz sytuacje, które najczęściej powodują problem. To ćwiczenie ujawniło istotny fakt: wiele zadań było dublowanych, niektóre kluczowe czynności nikt nie kontrolował w sposób systemowy, a w codziennej praktyce pracownicy często zakładali, że „ktoś inny to zrobi”. Taka niejasność ról generowała frustrację i niepotrzebne spięcia, a także zwiększała ryzyko błędów i opóźnień.
Wspólne wypracowywanie rozwiązań
W ScrumAll nie ograniczamy się do diagnozy — naszym celem jest współtworzenie praktycznych rozwiązań razem z zespołem. Na warsztatach poprowadziliśmy sesję generowania pomysłów, w której każdy mógł zaproponować usprawnienia. Dzięki temu eksperci z samego biura, znający specyfikę pracy najlepiej, zaproponowali rozwiązania dopasowane do realiów organizacji. Zamiast narzucać gotowe wzorce, ułatwiliśmy proces wyboru i priorytetyzacji pomysłów tak, aby zmiany były realistyczne i możliwe do wdrożenia od razu.
Porządkowanie ról i odpowiedzialności
Pierwsze konkretne działania dotyczyły porządkowania ról i odpowiedzialności. Wspólnie opracowaliśmy prostą tablicę przypisującą zadania do osób — kto odpowiada za obsługę ksiąg określonego klienta, kto nadzoruje deklaracje podatkowe, kto prowadzi koordynację dokumentacji, a kto zajmuje się rekrutacją i onboardingiem nowych pracowników. Dzięki temu zniknęły niepewność i sytuacje, w których kilka osób jednocześnie wykonywało tę samą pracę, podczas gdy inne zadania pozostawały zaniedbane.
Transparencja
Kolejnym krokiem było wprowadzenie harmonogramu zadań widocznego dla wszystkich. Ustaliliśmy jasne terminy przekazywania dokumentów między współpracownikami oraz priorytety na poszczególne dni i tygodnie. Dzięki temu każdy wiedział, kto, co i do kiedy powinien dostarczyć — zmniejszyła się liczba nieporozumień, a praca stała się bardziej przewidywalna. Przejrzystość harmonogramu pozwoliła też pracownikom lepiej planować własny czas i zredukować sytuacje, w których ktoś czekał na materiał od innej osoby, zamiast zająć się innymi zadaniami.
Proces wdrożenia nowych pracowników
Bardzo istotnym obszarem, który zidentyfikowaliśmy podczas spotkań, było wdrożenie nowych pracowników. Okazało się, że osoby dopiero rozpoczynające pracę często czują się zagubione — nie wiedzą dokładnie, czego się od nich oczekuje, jakie są priorytety, ani do kogo zwrócić się po pomoc. Z tego powodu wiele osób od razu traciło pewność siebie, co wpływało na ich motywację i chęć pozostania w firmie.
W odpowiedzi zaprojektowaliśmy plan wdrożeniowy: konkretną checklistę umiejętności i zadań do opanowania po tygodniu, miesiącu oraz kwartale pracy. Każdy etap miał swoje cele, mierzalne oczekiwania i przypisanego opiekuna — bardziej doświadczonego pracownika, który wspierał nową osobę, udzielał informacji zwrotnej i był punktem kontaktowym w trudniejszych sytuacjach. Do planu wdrożeniowego dołączyliśmy listę najczęściej zadawanych pytań i gotowych odpowiedzi, co pozwoliło skrócić czas, w którym nowy pracownik nabierał pewności w kontaktach z klientami i wewnętrznych procedurach.
Nowe narzędzia
Wprowadziliśmy też proste narzędzia ułatwiające codzienną pracę: checklisty dla powtarzalnych zadań, szablony komunikacji, a także krótkie instrukcje do obsługi najważniejszych systemów. Dzięki temu rzadziej dochodziło do błędów wynikających z braku procedur, a nowi pracownicy szybciej osiągali poziom samodzielności.
Komunikacja i pytania o emocje
Ważnym elementem naszej pracy była też rozmowa o emocjach i wzajemnym wsparciu. Uczyliśmy zespół prostych praktyk komunikacyjnych — jak dawać konstruktywną informację zwrotną, jak umawiać krótkie spotkania 1:1 między opiekunem a nową osobą, jak zgłaszać problemy, zanim eskalują. Zmiana kultury komunikacji była równie istotna co porządkowanie zadań; to ona pozwoliła odbudować zaufanie oraz stworzyć atmosferę, w której ludzie chętniej dzielą się wiedzą i wspierają nawzajem.
Regularne długotrwałe wsparcie.
Nasze wsparcie nie skończyło się na jednym warsztacie. Przez kolejne tygodnie towarzyszyliśmy zespołowi we wdrażaniu zmian: monitorowaliśmy, które rozwiązania działają, a które wymagają korekt, pomagaliśmy w udoskonaleniu harmonogramu i dopracowaniu list zadań. Taka ciągła iteracja i bliska współpraca sprawiły, że wprowadzane zmiany zostały trwałe, a zespół poczuł się współodpowiedzialny za poprawę procesów.
Efekty i korzyści
W efekcie tych działań praca stała się bardziej przewidywalna i mniej stresująca. Pracownicy znali swoje obowiązki, wiedzieli, komu zgłaszać potrzeby i kiedy oczekiwać materiałów. Nowe osoby czuły się bezpieczniej i miały jasno wyznaczone cele rozwojowe. Dzięki temu proces wdrożenia skrócił się, a rotacja pracowników zaczęła spadać. Zniknęło też wiele dublowanych zadań, co zwiększyło efektywność zespołu.
Rola ScrumAll
W skrócie: pomogliśmy uporządkować role i zadania, wprowadzić jasny harmonogram oraz skuteczny plan wdrożenia nowych pracowników, a także poprawić komunikację i kulturę wsparcia. Nasza rola polegała na tym, by przeprowadzić zespół przez cały proces — od identyfikacji problemów, przez wypracowanie rozwiązań, aż po ich wdrożenie i dopasowanie w praktyce. Dzięki temu zmiany stały się trwałe, a zespół otrzymał narzędzia i nawyki, które pozwalają mu efektywniej funkcjonować na co dzień.
